La comptabilité générale est un instrument fiable qui répond à des normes comptables très strictes. Elle doit être sincère et être fidèle à la réalité de l'entreprise. De ce fait, il y a des obligations comptables à connaître, mais aussi et surtout, à respecter.
Obligations comptables : différents régimes fiscaux
Les personnes physiques (commerçants) et les sociétés immatriculées au Registre du commerce et des sociétés (RCS) ont dans l'obligation de tenir une comptabilité normale ou simplifiée, car elles sont soumises à un régime réel d'imposition. Elles doivent aussi respecter les règles du plan comptable général.
En ce qui concerne la comptabilité du micro-entrepreneur (anciennement auto-entrepreneur), il bénéficie du régime fiscal de la micro-entreprise : il tient une comptabilité allégée en respectant l'enregistrement chronologique des recettes et des dépenses. Cela n'implique pas la présentation d'un bilan comptable annuel.
Obligations générales
Le commerçant et/ou les entreprises tiennent une comptabilité. Ils vont donc enregistrer quotidiennement et chronologiquement des flux financiers. Ils procèdent à un inventaire annuel et établissent aussi des comptes annuels à la fin de chaque exercice. Les annexes servent d'informations complémentaires.
L'établissement des comptes annuels doit être sincère et transmettre une image fidèle du patrimoine de l'entreprise, de la situation financière et du résultat de l'entreprise (article L. 123-14 du Code du commerce).
L'entreprise ou le commerçant peut aussi décider de confier sa comptabilité à un expert-comptable inscrit au tableau de l'ordre ou à un centre de gestion agréé.
Notez que le décret n° 2021-1303 du 7 octobre 2021 veut élargir l’attractivité des centres de gestion et associations agréés. Il leur permet de fournir de nouveaux services d'assistance en matière de gestion dans les domaines suivants : la dématérialisation et la télétransmission des déclarations fiscales, la formation et l'information, la restitution de statistiques, l'examen de conformité fiscale (ECF), l'audit technique et l'aide à la création et l'accompagnement des micro-entrepreneurs en matière commerciale et dans les domaines de la communication et de la transition numérique.
Bon à savoir : depuis le 1er janvier 2018, les commerçants et autres professionnels assujettis à la TVA doivent enregistrer les paiements de leurs clients à l'aide d'un logiciel de gestion ou d'un système de caisse sécurisé et certifié (article 88 de la loi de finances pour 2016). La DGFiP, en concertation avec les différents partenaires et les professionnels, a publié des commentaires qui précisent la définition du logiciel ou système de caisse et détaillent les contours de cette obligation sur l'application BOFiP-Impôts.
Documents obligatoires
Les personnes physiques ou morales doivent tenir obligatoirement des livres comptables qui sont :
- le journal comptable : enregistrement chronologique des opérations ;
- le grand livre comptable : qui regroupe tous les comptes numérotés liés au plan comptable ;
- le livre d'inventaire : éléments chiffrés concernant l'actif et le passif de l'entreprise.
En ce qui concerne les comptes annuels à déposer, ils comprennent :
- le bilan comptable : actif et passif de l'entreprise ;
- le compte de résultat : qui reprend les produits d'exploitation, les charges d'exploitation et le résultat comptable ;
- l'annexe comptable commente le bilan et le compte de résultat.
Mais aussi :
- le rapport du commissaire aux comptes, si cela s'avère nécessaire ;
- le procès-verbal de l'assemblée approuvant les comptes ou un extrait du procès-verbal reprenant la proposition d'affectation du résultat et la résolution de l'affectation votée ;
- le rapport du conseil de surveillance si cela concerne une société anonyme à directoire ou une société en commandite par actions.
Bon à savoir : les entreprises ont la possibilité faire réaliser un examen de conformité fiscale, facultatif, par un commissaire aux comptes. L'objectif de cet examen est d’accroître la sécurité juridique des entreprises en matière de fiscalité (décret n° 2021-25 du 13 janvier 2021). Il s'agit pour les entreprises de conclure un contrat avec un « prestataire » (commissaire aux comptes, comptable, avocat), qui établit un audit portant sur un exercice fiscal, et dont le contenu est détaillé par un arrêté du 13 janvier 2021.
Présentation simplifiée
Les petites entreprises sont celles pour qui 2 des 3 seuils suivants ne sont pas dépassés (décret n° 2019-539 du 29 mai 2019 venu modifier l’article D. 123-200 du Code de commerce) :
- 6 M€ de total de bilan ;
- 12 M€ de chiffre d’affaires ;
- 50 salariés.
Ces petites entreprises peuvent adopter une présentation simplifiée de leurs comptes annuels et demander (sauf celles qui appartiennent à un groupe) que leur compte de résultat ne soit pas rendu public. Dans ce second cas, le rapport du commissaire aux comptes ne sera pas non plus rendu public. Les comptes comportent alors une mention sur l’avis émis par le commissaire aux comptes (avis sans réserve, avis avec réserves, avis défavorable ou incapacité d’émettre un avis). Les petites entreprises accompagnent alors le dépôt des documents comptables au RCS d'une déclaration de publication simplifiée.
La loi PACTE n° 2019-486 du 22 mai 2019 a introduit une nouvelle catégorie d’entreprises au sens comptable, définie à l’article L. 123-16 du Code de commerce : la moyenne entreprise (ME). Il s'agit d'entreprises qui ne dépassent pas 2 des 3 seuils suivants :
- 20 M€ de total de bilan ;
- 40 M€ de chiffre d’affaires ;
- 250 salariés.
Les moyennes entreprises peuvent adopter une présentation simplifiée de leur compte de résultat, demander que ne soit rendue publique qu’une présentation simplifiée du bilan et de l’annexe (selon des modalités prévues par le décret n° 2019-1207 du 20 novembre 2019). Les sociétés accompagnent alors le dépôt des documents comptables au RCS d'une déclaration de publication simplifiée (un modèle type de déclaration de publication simplifiée des comptes annuels est prévu en annexe d’un arrêté du 20 novembre 2019).
Elles peuvent aussi choisir de ne pas rendre public le rapport du commissaire aux comptes (tout en précisant si les commissaires aux comptes ont certifié les comptes sans réserve, avec réserves, s’ils ont refusé de les certifier, s’ils ont été dans l’incapacité de les certifier ou si leur rapport fait référence à quelque question que ce soit sur laquelle ils ont attiré spécialement l’attention sans pour autant assortir la certification de réserves).
À noter : depuis la loi n° 2018-727 du 10 août 2018, toutes les sociétés commerciales, quelle que soit leur forme, pouvant être qualifiées de petites entreprises au sens de l'article L. 123-16 du Code du commerce, sont dispensées d'établir un rapport de gestion. Cette dispense s'applique aux rapports afférents aux exercices clos depuis le 11 août 2018. Restent toutefois dans l'obligation d'établir un rapport de gestion les petites entreprises dont l'activité consiste à gérer des titres de participation ou des valeurs mobilières, ainsi que les petites entreprises appartenant à l'une des catégories définies à l'article L. 123-16-2 du Code de commerce.
Obligations spécifiques
En ce qui concerne les grandes entreprises possédant au moins 300 salariés et un chiffre d'affaires de 18 millions d'euros minimum, celles-ci doivent présenter à l'administration fiscale :
- un actif réalisable et disponible ainsi que le passif exigible ;
- un compte de résultat prévisionnel (gains et pertes de l'entreprise) ;
- un tableau de financement et un bilan annuel ;
- un plan de financement prévisionnel.
Pour les groupes de sociétés, c'est-à-dire la holding (maison mère) et les filiales (filles), elles doivent présenter :
- des comptes consolidés qui reprennent l'ensemble des comptes des sociétés pour ne former qu'une seule entreprise ;
- un rapport de gestion du groupe ;
- un rapport des commissaires aux comptes sur les comptes consolidés ;
- le cas échéant, le rapport du conseil de surveillance.
À noter : pour les exercices ouverts à compter du 22 juin 2024, certaines entreprises, listées par le décret n° 2023-493 du 22 juin 2023, ont l'obligation d’établir, de publier et de mettre à disposition du public un rapport relatif à l’impôt sur les sociétés. Le contenu de ce rapport est fixé par l'ordonnance n° 2023-483 du 21 juin 2023. Le rapport doit être déposé au greffe du tribunal de commerce dans un délai de 12 mois à compter de la clôture de l’exercice.
Quand et où déposer les documents comptables obligatoires ?
Les comptes de l'entreprise sont obligatoirement approuvés par une assemblée générale ordinaire dans les 6 mois après la clôture de l'exercice social. Dans les 2 mois suivant l'approbation des comptes, ces derniers doivent être transmis au greffe du tribunal de commerce par le biais du guichet unique formalites.entreprises.gouv.fr (obligatoire depuis le 1er janvier 2023).
À noter : pour assurer la continuité du service en cas de dysfonctionnement du site formalites.entreprises.gouv.fr, une procédure de secours a été mise en place jusqu’au 31 décembre 2023. Grâce à cette procédure dérogatoire, il est possible d’utiliser le précédent service en ligne mis à disposition pour réaliser les formalités d’entreprise. Les formalités qui ne peuvent pas être effectuées en ligne peuvent toujours être faites au format papier.
Bon à savoir : l'article L. 232-23 du Code de commerce (issu de l'ordonnance n° 2017-1142 du 7 juillet 2017) permet aux sociétés qui établissent un document de référence de le communiquer au greffe du tribunal de commerce, ce qui les dispense, pour les exercices clos à compter du 31 décembre 2017, de déposer indépendamment les pièces qu'il contient (comptes annuels, rapport de gestion, résolution d'affectation des résultats, etc.). Le document de référence doit alors contenir une table permettant au greffier d'identifier les différents documents, sachant que la société peut déposer concomitamment les documents non contenus dans le document de référence.
Les comptes annuels sont ensuite publiés au Bodacc (Bulletin officiel des annonces civiles et commerciales). Le dépôt des comptes annuels est une formalité payante.
Bon à savoir : lorsqu'une société ne dépose pas ses comptes annuels dans les délais légaux, le président du tribunal de commerce peut adresser au dirigeant de cette société une injonction de déposer les comptes annuels de la société, dans le délai d'un mois, sous peine d'astreinte. L'injonction de dépôt est adressée au dirigeant de la société et non à la société elle-même. De la même manière, le paiement de l'astreinte appartient au dirigeant à titre personnel. Le dirigeant ne peut pas faire supporter ce paiement à la société (Cass. com., 7 mai 2019, n° 17-21.047).
Article
Mentions obligatoires sur une facture
La facture reprend les prestations et/ou des marchandises vendues. C'est un document commercial et comptable qui doit obligatoirement comporter certaines mentions, à savoir :
- date d'émission et numéro de la facture ;
- date de la vente ou de la prestation fournie ;
- identité de l'acheteur ;
- identité du vendeur et/ou prestataire (SIREN, code NAF, numéro RCS, adresse du siège social) ;
- numéro individuel d'identification à la TVA (excepté pour les factures d'un montant H.T. inférieur ou égal à 150 €) ;
- désignation du produit ou de la prestation ;
- décompte détaillé (quantité et prix) ;
- majorations éventuelles de prix (frais de transport, emballage, etc.) ;
- prix unitaire hors TVA ou taux horaire hors TVA ;
- taux de TVA ;
- somme totale à payer hors taxes et toutes taxes comprises ;
- date ou le délai de paiement ;
- taux des pénalités de retard exigibles en cas de non paiement à la date du règlement.
Depuis le 1er octobre 2019, les factures doivent également mentionner (ordonnance n° 2019-359 du 24 avril 2019) :
- l'adresse de facturation lorsqu'elle est différente de l'adresse des parties ;
- le numéro de bon de commande s'il a été préalablement établi par l'acheteur.
À noter : un manquement aux règles d'émission d'une facture n'entraîne pas sa nullité, mais expose le contrevenant à une sanction pénale (amende de 75 000 €). Cette sanction est remplacée, depuis le 1er octobre 2019, par une amende administrative dont le plafond est de 75 000 € pour une personne physique et de 375 000 € pour une personne morale (article L. 441-9 nouveau du Code de commerce).
Durée de conservation des documents comptables
La durée de conservation des documents diffères selon leur type.
Documents commerciaux
- Selon l'article L. 110-4 du Code du commerce, les contrats conclus entre commerçants, ou entre commerçants et non-commerçants, doivent être gardés au moins 5 ans.
- Les contrats concernant des biens immobiliers doivent être conservés pendant une durée de 30 ans selon l'article 2272 du Code civil.
- Le Code du commerce (article L.123-22) exige que certaines pièces justificatives soient conservées pendant 10 ans à compter de la clôture de l'exercice comptable (bons de commande et de livraison, factures clients ou fournisseurs, documents bancaires).
Documents comptables et juridiques
- Selon l'article L. 123-22 du Code du Commerce, les documents comptables (livre journal, grand livre, livre d'inventaire) doivent être archivés pendant 10 ans à compter de la clôture du livre.
- C'est aussi le cas des comptes annuels (bilan, compte de résultat et l'annexe) à compter de la clôture de l'exercice comptable.
- Les registres de procès-verbal de conseil d'administration, conseil de surveillance, assemblée générale, rapports de gestion ou commissaires aux comptes doivent être conservés pendant 6 années minimum.
- Quant aux statuts, ils doivent être gardés pendant 5 ans minimum après la radiation de la société au registre du commerce et des sociétés.
Déclarations fiscales et sociales
Les déclarations fiscales doivent être gardées pendant 3 années civiles suivant celle au titre de laquelle la taxe est devenue exigible.
Les déclarations sociales doivent aussi être conservées pendant 3 ans, sauf pour les déclarations sociales concernant les caisses de retraite complémentaire qui doivent être conservées pendant 5 ans.
En bref !
En ce qui concerne une action en droit civil, la durée légale de conservation des documents est de 30 ans. En cas de fraude ou de non respect des délais de conservation des documents comptables, le Code général des impôts punit d'une amende les contrevenants.
Bon à savoir : depuis la loi Pacte n° 2019-486 du 22 mai 2019 (article 4), le stage de préparation à l’installation est devenu facultatif. Le décret n° 2019-1272 du 2 décembre 2019 fixe les modalités selon lesquelles les chambres de métiers et de l'artisanat et les chambres de commerce et d'industrie sont tenues de proposer respectivement le stage de préparation à l'installation et le stage d'initiation à la gestion (fréquence, modalités, durée, attestation, prix).